Tworząc harmonogramy czasu pracy, należy pamiętać o następujących zasadach: - ma on być stworzony i przekazany pracownikowi w formie pisemnej lub elektronicznej na co najmniej tydzień przed rozpoczęciem przez pracownika pracy objętej tym harmonogramem, - harmonogramy muszą opiewać na okres co najmniej miesiąca (w przypadku dłuższych niż miesięczne okresów rozliczeniowych grafik nie musi obejmować całego okresu rozliczeniowego), - jeżeli harmonogram dotyczy tylko części okresu rozliczeniowego, to nie ma konieczności, aby przewidziany w nim czas pracy był taki sam jak dla tego miesiąca – łącznie harmonogramy tworzone są na wymiar czasu pracy równy wymiarowi dla okresu rozliczeniowego (w przypadku jednak miesięcznych okresów rozliczeniowych w harmonogramie planujemy pracę w wymiarze równym wymiarowi czasu pracy dla danego miesiąca), - harmonogram ma określać godziny rozpoczynania i kończenia pracy w poszczególnych dniach pracy, w grafiku dzienna liczba godzin pracy musi być zgodna ze stosowanym systemem czasu pracy, - w grafikach nie musimy planować przerw przysługujących pracownikom (jedyna przerwa, jaką obowiązkowo planujemy, to ta wynikająca ze stosowania przerywanego czasu pracy), - rozkład czasu pracy nie może naruszać minimalnego odpoczynku dobowego oraz tygodniowego, - planowana godzina rozpoczęcia pracy nie może przypadać w niezakończonej dobie pracowniczej (możliwość wcześniejszego planowania pracy występuje, jeżeli stosowane są zmienne rozkłady czasu pracy z art. 1401 § 1 - przy dopuszczalnej pracy w niedziele należy zaplanować dzień wolny w zamian za taką pracę w ciągu 6 dni przed tą niedzielą lub po niej, a przy pracy w święto – dzień wolny do końca okresu rozliczeniowego, Autopromocja Specjalna oferta letnia Pełen dostęp do treści "Rzeczpospolitej" za 5,90 zł/miesiąc KUP TERAZ - co najmniej jedna niedziela na cztery tygodnie musi być wolna od pracy, - pracownik musi mieć w okresie rozliczeniowym łączną liczbę dni wolnych od pracy odpowiadającą co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy przypadających w tym okresie, - w harmonogramie poszczególne dni wolne powinny być odrębnie oznaczone. Przepisy wewnętrzne Przed rozpoczęciem tworzenia grafików należy sięgnąć do regulacji wewnętrznych i sprawdzić, jakie zawierają zapisy dotyczące harmonogramów. U części pracodawców nie zostały one bowiem dostosowane do obecnych przepisów kodeksu pracy. Zgodnie z art. 9 § 1 ilekroć w kodeksie pracy jest mowa o prawie pracy, rozumie się przez to przepisy kodeksu pracy oraz przepisy innych ustaw i aktów wykonawczych, określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, a także postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy. Zapisy regulaminu pracy mniej korzystne dla pracownika niż odpowiednie postanowienia kodeksu pracy czy innych ustaw i rozporządzeń (w tym także obowiązującego w Polsce prawa unijnego) nie obowiązują i w ich miejsce stosujemy zapisy tych przepisów. Bardziej korzystne regulacje wewnętrzne mają jednak pierwszeństwo stosowania. Przykład W regulaminie pracy wskazano, że pracownik otrzymuje harmonogram pracy na trzy dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego czasu pracy oraz że harmonogram obejmuje cały okres rozliczeniowy. W tym przypadku zapis regulaminu dotyczący trzydniowego wyprzedzenia jest nieważny i w to miejsce należy stosować regulację kodeksową (tygodniowe wyprzedzenie). Obowiązuje jednak ustanowiona w regulaminie zasada tworzenia rozkładów na całe okresy rozliczeniowe, nawet jeżeli zgodnie z zapisami regulaminu są dłuższe niż miesięczne. Liczba godzin Przy stosowaniu miesięcznych okresów rozliczeniowych planowany w grafiku czas pracy musi być równy wymiarowi dla danego miesiąca. Zaplanowanie niższej liczby godzin oznaczałoby konieczność wypłaty wynagrodzenia wyższego niż za czas faktycznie przepracowany – musiałoby być zgodne z wymiarem czasu pracy wynikającym z umowy o pracę. Niedoszacowanie czasu pracy odnosiłoby zatem negatywny skutek ekonomiczny po stronie pracodawcy. Z kolei zaplanowanie pracy w wymiarze wyższym oznaczałoby planowanie pracy w godzinach nadliczbowych, czego co do zasady czynić nie wolno >patrz ramka. Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym oblicza się, mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku. Przykład Wymiar czasu pracy dla okresu rozliczeniowego obejmującego czerwiec 2016 r.: 4 tygodnie x 40 godz. = 160 godz. 160 godz. + 2 x 8 godz. (29 i 30 czerwca) = 176 godz. Ważne! Przez tydzień rozumiemy siedem kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego. W kolejnych dniach Następnym krokiem jest ustalenie w poszczególnych dniach pracy liczby godzin do przepracowania w oparciu o ograniczenia wynikające ze stosowanego systemu czasu pracy. W systemie równoważnym jest to wydłużenie do 12 godzin. To liczba maksymalna – w tym systemie czasu pracy praca ponad 8 godzin na dobę rekompensowana jest dniami krótszej pracy lub zwiększoną liczbą dni wolnych od pracy. Nie można planować pracy ponad 12 godzin dziennie. Ważne! System równoważny polega na możliwości stosowania wydłużeń dobowego czasu pracy przy odpowiednich skróceniach czasu pracy lub dodatkowych dniach wolnych od pracy w okresie rozliczeniowym. Można planować w nim pracę od 0 do 12 godzin dziennie. W harmonogramie podajemy przy tym nie liczbę godzin do przepracowania (a przynajmniej nie tylko), ale godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. To ostatnie mogłoby być pominięte, gdyby z przepisów wewnętrznych wynikały stałe godziny pracy na poszczególnych zmianach (np. I zmiana 6 –14 i II 14– 22), gdzie wystarczyłoby wskazanie: I lub II zmiana. To może jednak dotyczyć tylko sytemu podstawowego, a nie równoważnego. W tym ostatnim bowiem przy stosowaniu wydłużeń dobowych planowanie pracy nie może w większości miesięcy opiewać na stałą liczbę godzin pracy dziennie. Czas zaplanowany w harmonogramie nie zgadzałby się bowiem z wymiarem czasu pracy dla miesiąca. Nie da się więc podawać w grafikach jedynie odniesienia do I, II czy III zmiany. Przykład Przy założeniu, że pracodawca planuje tylko 12-godzinne dni pracy w systemie równoważnym z miesięcznym okresem rozliczeniowym, w 2016 r. prawidłowo zaplanowany czas pracy występowałby jedynie w lutym, kwietniu, lipcu, październiku i grudniu. W tych miesiącach bowiem wymiar czasu pracy wynosi 168 godz., a 168 : 12 daje pełną liczbę dni pracy (14). W innych miesiącach (np. czerwiec 176 godz.) planowanie tylko pracy stałej 12-godzinnej oznaczałoby albo niedoszacowanie (14 dni pracy, czyli 168 godzin w miesiącu), albo zaplanowanie nadgodzin (15 dni pracy, czyli 180 godzin). Minimalne odpoczynki i doba W każdej dobie pracownik powinien mieć zapewnione prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Obowiązek ten nie dotyczy: - pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, - przypadków konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii. Pracownikowi przysługuje także prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Może nastąpić skrócenie tego czasu (nie może być on jednak nigdy krótszy niż 24 godziny) w przypadku konieczności prowadzenia akcji ratowniczej, dla pracowników zarządzających oraz w przypadku zmiany pory wykonywania przez pracownika pracy związanej z przejściem na inną zmianę. Ta ostatnia przesłanka staje się istotna przy tworzeniu harmonogramów – jeżeli stosowana jest praca zmianowa i po przerwie pracownik ma zaplanowana pracę na innej zmianie, może nastąpić skrócenie odpoczynku nawet do 24 godzin. Skrócenie odpoczynku tygodniowego nie podlega przy tym obowiązkowi „oddania". Ważne! Odpoczynek tygodniowy ma przypadać w każdym tygodniu, a nie po przepracowaniu określonej liczby dni. Oznacza to, że można go zaplanować np. na początku pierwszego tygodnia i na końcu drugiego, osiągając około 10 dni pracy z rzędu. Drugą kwestią związaną z planowaniem godziny rozpoczęcia pracy jest doba pracownicza. To 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Dla pracownika rozpoczynającego według harmonogramu pracę o godz. 8 w poniedziałek doba kończy się o 8 we wtorek. Zaplanowanie pracy wcześniej oznacza konieczność zaliczenia jej do czasu przepracowanego w jeszcze niezakończonej dobie i zwykle wskazuje na planowanie nadgodzin. Art. 1401 daje możliwość tworzenia rozkładów czasu pracy przewidujących: - różne godziny rozpoczynania pracy (tutaj rozkłady narzuca pracodawca), oraz - przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy W obu tych przypadkach – gdy rozkład ustala pracodawca i gdy pracownik decyduje o konkretnej godzinie rozpoczęcia pracy – ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Warunkiem jest jednak to, aby nie zostało naruszone prawo do minimalnych odpoczynków. Miejsce uregulowania Zmienne (ruchome) rozkłady czasu pracy zgodnie ustala się: 1) w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 24125a albo 2) w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe. Niezależnie od zawarcia porozumienia można jednak stosować rozkłady czasu pracy z art. 1401 na indywidualny wniosek pracownika. Przykład Pracownik miał zaplanowaną pracę we wtorek od 8 do 18. Zaplanowanie najwcześniejszej godziny rozpoczęcia pracy w środę możliwe jest: - na godz. 8 (w razie niestosowania możliwości wynikających z art. 1401 bądź - na godz. 5 – czyli po 11-godzinnym odpoczynku dobowym, jeżeli pracodawca ma możliwość stosowania zmiennych rozkładów czasu pracy z art. 1401 W odniesieniu do pojęcia doby istotne jest to, że nie „zamyka" jej koniec okresu rozliczeniowego. Przykład Pracownik pracuje w miesięcznych okresach rozliczeniowych na podstawie harmonogramów. 31 maja zgodnie z rozkładem czasu miał zaplanowaną pracę od 8. W harmonogramie tworzonym na czerwiec przełożony musi zwrócić uwagę na plan pracy majowy – 1 czerwca nie może zaplanować pracy tej osoby od godziny wcześniejszej niż 8. Zakończenie okresu rozliczeniowego nic bowiem nie zmienia w odniesieniu do pojęcia doby, jako 24 godzin liczonych od godziny rozpoczęcia pracy zgodnie z rozkładem. Aktywność w niedziele i święta Planowanie pracy w niedziele i święta dozwolone jest tylko w przypadkach wskazanych w art. 15110 ( przy pracy zmianowej, w hotelarstwie i gastronomii). Musimy pamiętać przy tym o następujących zasadach: - planując pracę na niedziele lub święto, należy zaplanować od razu dzień wolny od pracy w zamian za tę pracę, - przy pracy w niedziele pracownik musi mieć zapewnioną co najmniej jedną niedzielę wolną w ciągu 4 tygodni (nie dotyczy to systemu pracy weekendowej oraz pracowników instytucji kultury). Pracownikowi wykonującemu pracę w niedziele pracodawca ma obowiązek zapewnić inny dzień wolny od pracy: - w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających taką niedzielę lub następujących po niej, - jeżeli jest to niemożliwe – do końca okresu rozliczeniowego. Do końca okresu rozliczeniowego wyznaczany jest również dzień wolny za pracę w święto. Niedziela wolna od pracy oznacza wolne w całym przedziale oznaczającym pracę w niedzielę. Kodeksowo jest to przedział od 6 w niedzielę do 6 w poniedziałek, jednak w przepisach wewnętrznych można ustalić inne godziny >patrz pismo GIP. Pismo GIP z 4 sierpnia 2009 r. (GPP-459-4560-49/09/PE/RP) (...) art. 15112 nie precyzuje, jak liczyć te cztery tygodnie. Można więc przyjąć, że rytm, w jakim podwładnemu będzie udzielana wolna niedziela, jest niezależny od okresów rozliczeniowych i w zasadzie powinien być odnoszony do układu tygodni w roku kalendarzowym. Natomiast z uwagi na to, że ten przepis nie określa początku czterotygodniowego okresu, w jakim ma przypadać wolna niedziela, pracodawca wywiąże się z tego wymogu, jeśli w każdym dowolnie wybranym czterotygodniowym okresie będzie przypadać co najmniej jedna niedziela wolna od pracy. Przykład Pracownik pracował w niedzielę 22 maja. W harmonogramie tworzonym na czerwiec osoba ta musi mieć wolną niedzielę najpóźniej 19 czerwca. Inaczej nie zostanie zachowana zasada: „w każdym okresie 4-tygodniowym musi być zawsze co najmniej 1 niedziela wolna od pracy". Prawidłowa liczba dni wolnych W okresie rozliczeniowym niezbędne jest zapewnienie odpowiedniej liczby dni wolnych od pracy. Musi być ona co najmniej równa liczbie niedziel, świat przypadających w inne dni niż niedziela oraz dni wolnych wynikających z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Minimalną liczbę dni wolnych ustala się w następujący sposób: Krok 1. obliczamy maksymalną liczbę dni pracy W tym celu dzielimy wymiar czasu pracy dla danego okresu rozliczeniowego przez dobową normę czasu pracy (czyli zasadniczo przez 8) Krok 2. od liczby dni kalendarzowych w okresie rozliczeniowym odejmujemy maksymalną liczbę dni pracy, Krok 3. odejmujemy po 8 godzin za każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela. Przykład W czerwcu jest 176 godzin pracy, co dzielone przez 8 daje 22 dni. 30 – 22 = 8 dni. Jest to minimalna liczba dni, jakie muszą zostać oznaczone jako wolne w grafiku. Przy czym może ich być oczywiście więcej, co standardowo będzie występowało w systemie równoważnym. Oznaczając dni wolne, trzeba je również scharakteryzować poprzez przypisanie odpowiedniego skrótu do dni wolnego przysługującego z tytułu: - niedzieli lub święta, - dnia wolnego wynikającego z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, - dni wolnych harmonogramowo (wynikających z rekompensaty nadpracowanego czasu w związku ze stosowaniem równoważnego czasu pracy). Bardzo istotne staje się przy tym znaczenie określenia „dzień wolny" – czy to 24 godziny liczone od: - zakończenia doby pracowniczej, - zakończenia minimalnego dobowego odpoczynku po zakończeniu pracy, - zakończenia pracy. Przyjęcie jednej z nich rodzi bardzo istotne konsekwencje w zakresie planowania czasu pracy. Przykład Pracownik pracował w czwartek zgodnie z rozkładem od 8 do 18. Przyjęcie pierwszej koncepcji oznacza, że aby zapewnić mu dzień wolny, kolejne rozpoczęcie pracy mogłoby nastąpić w sobotę o godz. 8. Z drugiego sposobu wynikałoby, że w sobotę o 5. Najbardziej zaś liberalne podejście – trzecie – dawałoby możliwość wyznaczenia godziny rozpoczęcia pracy już na piątek na godz. 18 i (co ważne) byłby zapewniony dzień wolny (np. wynikający z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy). W tym zakresie wypowiedziała się Komisja Prawna GIP, przyjmując trzecie ze wskazanych wyżej podejść >patrz ramka. > Stanowisko Komisji Prawnej GIP z 12 września 2013 r. w sprawie pojęcia dnia wolnego wynikającego z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (...) aktualnie nie ma podstaw prawnych, aby twierdzić, iż dzień wolny wynikający z 5-dniowego tygodnia pracy w odróżnieniu od niedzieli lub święta (albo dni wolnych udzielonych za takie dni) mógł się zgodnie z przyjętym rozkładem rozpocząć dopiero po zakończeniu ostatniej doby (pracowniczej) lub co najmniej po upływie 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Oznacza to, że w powyższym przykładzie zaplanowanie rozpoczęcia kolejnej pracy nie wcześniej niż w piątek na godz. 18 skutkuje zapewnieniem pracownikowi dnia wolnego od pracy. Nadliczbówki w wyjątkowych okolicznościach Praca w godzinach nadliczbowych jest zaś dopuszczalna w razie: – konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, – szczególnych potrzeb pracodawcy. Pierwsza grupa obejmuje sytuacje, o których siłą rzeczy nie wiadomo z wyprzedzeniem. W konsekwencji można mówić w tym kontekście jedynie o przesłankach z drugiej grupy. Dotyczą one potrzeb nieperiodycznych, specjalnych, nieregularnych, powiązanych z określoną sytuacją. Jak wskazał Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 26 maja 2000 r. (I PKN 667/99), są to potrzeby specjalne, niecodzienne, odróżniające się od zwykłych potrzeb związanych z prowadzoną działalnością. Można oczywiście znać te potrzeby z wyprzedzeniem i przekazać o tym informację pracownikowi wcześniej. Niemniej nie obejmują one sytuacji, w których w harmonogramie przewiduje się po prostu większą liczbę godzin do przepracowania, co jest wynikiem błędnego ustalenia czasu pracy lub – często – regularnych potrzeb pracodawcy związanych ze stosowaniem w systemie równoważnym stałej dziennej liczby godzin pracy (np. w razie zmian 10- czy 12-godzinnych).